Privacyovereenkomst 2018-06-28T21:26:20+00:00

Privacyverklaring F.S.V. Infiscalibus

Nijmegen | Mei 2018

1. Inleiding

De F.S.V. In Fiscalibus hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en partners. De F.S.V. in Fiscalibus behandelt de aan haar toevertrouwde persoonlijke gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. De F.S.V. In Fiscalibus conformeert zich aan de eisen die aan haar worden gesteld door de Wet bescherming persoonsgegevens.

In dit document staat welke gegevens de F.S.V. In Fiscalibus met toestemming van de leden mag vergaren, bewaren en opslaan.

1.2. Privacy verklaring

Privacy staat hoog in het vaandel van de F.S.V. In Fiscalibus. Bij het verwerken van persoonsgegevens willen wij duidelijk en transparant zijn. De belangrijkste maatregels ter bescherming van de persoonsgegevens van haar leden zijn te vinden in dit document. Mochten er toch nog vragen zijn kunt u altijd contact opnemen met het bestuur van de F.S.V. In Fiscalibus [ZIE 7.1].

1.2. bijwerken privacy verklaring

De F.S.V. In Fiscalibus behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen. Het is aan de leden zelf om op de hoogte te blijven van wijzigingen in de privacy verklaring.

2. Definities

In de privacy verklaring komen enkele begrippen voor

2.1. Leden

In de privacy verklaring wordt onder het begrip leden wordt verstaan:

  • personen die geregistreerd staan als lid;
  • reünisten; en
  • buitengewone commissieleden.

Het lidmaatschap eindigt overeenkomstig met de bepalingen uit de statuten.

2.2. Ongerichte berichten

Onder ongerichte berichten wordt verstaan:

  • berichten die naar meer dan vijftien leden worden verzonden.

2.3. verwerkers/gebruikers persoonsgegevens

2.3.1. Bestuur(der)

Het begrip bestuur(der) is overeenkomstig met de definitie uit de statuten.

2.3.2. Ab-actis

Het begrip ab-actis is overeenkomstig met de definitie uit de statuten.

2.3.3. Quaestor

Het begrip quaestor is overeenkomstig met de definitie uit de statuten.

3. Gegevens

Om aan haar taken als vereniging te voldoen is het voor de F.S.V. In Fiscalibus noodzakelijk om gegevens van haar leden bij te houden in een ledenadministratie.

3.1. Overzicht Gegevens

Soort gegevens F.S.V. Doel Partners Doel
Basisgegevens:
Voornaam Ten behoeve van het voeren van een effectieve ledenadministratie en voor de deelname aan activiteiten. Ten behoeve van de deelname van het lid aan een activiteit georganiseerd door het betreffende partnerkantoor.
Achternaam Ten behoeve van het voeren van een effectieve ledenadministratie en voor de deelname aan activiteiten. Ten behoeve van de deelname van het lid aan een activiteit georganiseerd door het betreffende partnerkantoor.
Leeftijd Voor het handhaven van de leeftijdsgrens voor alcoholische/ verdovende middelen. Voor het handhaven van de leeftijdsgrens voor alcoholische/ verdovende middelen.
Adres Ten behoeve van het voeren van een effectieve ledenadministratie en voor de deelname aan activiteiten.  
Contactgegevens:    
Telefoonnummer Ten behoeve van het kunnen  infomeren over aanstaande activiteiten; contacteren voorafgaand of gedurende activiteiten (mede) georganiseerd door de F.S.V. In Fiscalibus; en omwille van quaestorale redenen. Ten behoeve van het partnerkantoor, onder zeer bijzondere omstandigheden, met expliciete toestemming van het lid wiens nummer(s) het betreft.
E-mailadres Ten behoeve van het kunnen  infomeren over aanstaande activiteiten; contacteren voorafgaand of gedurende activiteiten (mede) georganiseerd door de F.S.V. In Fiscalibus;  en omwille van quaestorale redenen.  
Bijzondere gegevens:    
Medische gegevens Ten behoeve van de gezondheid en veiligheid van het lid tijdens een door de F.S.V. (mede)georganiseerde activiteit. Ten behoeve van een activiteit van de gezondheid en veiligheid van het
Beeldmateriaal Ten behoeve van het geven van algemene impressies (op facebook, whatsappgroep of andere sociale media); sponsormateriaal en voor de plaatsing in een digitaal of geprint verenigingsblad.  
Bankgegevens:    
Ten behoeve van en het voldoen aan fisale regelgeving  

3.2.Bepalingen algemene persoonsgegevens

3.1.2. Registratie algemene gegevens

De naam, adresgegevens en informatie omtrent studierichting worden aangeleverd door de leden zelf.

3.1.3. Verwerken naams- en contactgegevens

Gegevens van leden worden verwerkt door de ab-actis of een persoon in gelijke functie.

3.1.4. Bewerken van naams- en contactgegevens

Gegevens van leden kunnen worden aangepast [ZIE BEPALING 5.3]. De aanpassing wordt verricht door de ab-actis of een persoon in gelijke functie.

3.1.5. Verwerken betalingsgegevens

De quaestor of een persoon in gelijke functie verwerkt de contributie- en debiteurenadministratie.

3.1.6. Beheer betalingsgegevens

De quaestor of een persoon in gelijke functie beheert de contributie- en debiteurenadministratie.

3.3. Bijzondere gegevens

Onder bijzondere gegevens vallen onder meer:

  1. ras;
  2. etniciteit;
  3. politieke opvattingen;
  4. religie/levensovertuiging;
  5. gezondheidsgegevens; en
  6. seksueel gedrag/gerichtheid.

3.2.1 Vergaring gezondheidsgegevens

De F.S.V. In Fiscalibus heeft gezondheidsgegevens te vergaren en te verwerken. Voor de vergaring van de gezondheidsgegevens is toestemming van het betreffende lid nodig. Het enige doel waarvoor de gezondheidsgegevens van een individueel lid kunnen worden vergaard is de eigen gezondheid van dit lid.

3.2.2 Vergaring overige bijzondere gegevens

De F.S.V. In Fiscalibus verwerkt of registreert geen persoonsgegevens met betrekking tot ras, etniciteit, politieke opvatting, religie/levensovertuiging of seksueel gedrag/gerichtheid.

3.2.2.1. Uitzondering beeldmateriaal

De F.S.V. In Fiscalibus is bevoegd om foto’s te plaatsen waarbij individuele leden herkenbaar zijn op haar eigen mediaplatformen dan wel verwerken in promotiemateriaal. Voor het plaatsen dan wel verwerken van beeldmateriaal waarop een individueel lid herkenbaar staat afgebeeld is toestemming van het betreffende lid nodig door middel van het aanvinken van een checkbox op de website.

3.3. Toegang

Het bestuur heeft toegang tot alle persoonsgegevens van de leden met uitzondering van de betalingsgegevens. De quaestor heeft de exclusieve toegang tot betalingsgegevens.

3.4. Wijze van bewaring

Persoonsgegevens worden digitaal in een cloud bewaard. De toegang tot de gegevens is versleuteld.

3.5. Bewaartermijnen

3.5.1. Bewaartermijn

Maximaal twee jaar nadat het lidmaatschap door het lid of vanwege een besluit in de vergadering is beëindigd worden de persoonsgegevens van een persoon verwijderd.

3.5.2. Bewaartermijn bijzondere gegevens

Gegevens worden hoogstens bewaard voor de duur dat het noodzakelijk is, doch dit is niet langer dan anderhalve maand. Beeldmateriaal mag langer worden bewaard. Op verzoek van een (oud-)lid wordt het beeldmateriaal dat staat op de site, Facebook of andere sociale media van het betreffende lid verwijderd.

4. Contact met leden

De F.S.V. In Fiscalibus vindt het belangrijk dat haar leden geïnformeerd worden over opkomende evenementen binnen de vereniging, algemene informatie aangaande de staat van de vereniging, openstaande vacatures binnen het fiscale vakgebied en komende activiteiten van partners. Om dit belang te behartigen verstuurt de F.S.V. In Fiscalibus ongerichte berichten naar al haar leden.

4.1. Wijze van verzending

Berichten kunnen worden verzonden middels e-mail, telefoon, postzendingen of overige media. De berichten zullen te allen tijde worden verzonden door een of meerdere bestuursleden, ereleden of individuele leden uit hoofde van een commissie.

4.2. Inhoud berichten

Berichten van de F.S.V. In Fiscalibus kunnen informatie omtrent activiteiten van partnerkantoren, vacatures, informatie van uit de Radboud universiteit of zusterverenigingen bevatten.  Deze berichten worden nooit direct door de derde partij verzonden, maar altijd door de F.S.V. In Fiscalibus zelf, dit ten einde te voorkomen dat adresgegevens gedeeld worden.

4.3. Uitschrijven ongerichte berichten

Leden hebben te allen tijde de mogelijkheid zichzelf uit te schrijven van de mail. Voor direct naar het individuele lid gerichte berichten kan een lid zich niet uitschrijven.

4.3.1. Uitzonderingen

Een lid kan zichzelf evenwel niet uitschrijven voor essentiële berichten aangaande het lidmaatschap.

5. Rechten van individuele leden

Op basis van de verordening bescherming persoonsgegevens komen leden een aantal rechten toe. U kunt deze rechten verder raadplegen bij de autoriteit persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

5.1. Recht van vergetelheid

Een lid heeft het recht op vergetelheid. Dit recht houdt in dat een lid kan verzoeken dat alle persoonsgegevens van het betreffende lid worden verwijderd. De F.S.V. In Fiscalibus voert dit verzoek binnen een redelijke termijn uit.

5.1.1 Uitzonderingen

Onder het recht van vergetelheid vallen niet de gegevens die bewaard worden om de volgende doelen te dienen:

  • De gegevens die noodzakelijk zijn om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen.
  • De gegevens worden bewaard vanwege een wettelijke verplichting.
  • De organisatie moet de gegevens in het algemeen belang archiveren.
  • Bewaren van de gegevens is noodzakelijk voor een rechtsvordering.

5.2. Recht op inzage persoonsgegevens

Een lid heeft het recht om de persoonlijke gegevens die de F.S.V. In Fiscalibus over hen heeft in te zien. Indien een lid een verzoek doet tot inzage wordt dit verzoek binnen een redelijk termijn ingewilligd.

5.3. Recht op rectificatie persoonsgegevens

Een lid is bevoegd om te verzoeken tot een rectificatie van de door de F.S.V. In Fiscalibus over hen geregistreerde gegevens. Binnen een redelijk termijn, doch niet langer dan anderhalve maand, worden de gegevens van het betreffende lid gerectificeerd.

5.4. Recht op ontvangen persoonsgegevens

Leden hebben het recht hun persoonlijke gegevens te ontvangen, die binnen de reikwijdte van de algemene verordening gegevensbescherming vallen, die door de F.S.V. In Fiscalibus zijn geregistreerd. Binnen een redelijke termijn zal aan het verzoek van het individuele lid worden voldaan.

6. Vragen/klachten

Voor vragen of klachten omtrent de privacy verklaring van de F.S.V. In Fiscalibus kunt u contact opnemen via het e-mailadres: bestuur@fsvinfiscalibus.nl